L'assemblée générale des copropriétaires

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Chroniques récentes

- Eric Riquier : "L'assemblée générale des copropriétaires : les procurations et le mécanisme
de la représentation, le procès-verbal, le registre des décisions" JJP 2008, pp. 3 à 51.
- Corinne Mostin : "Le consultation des comptes de l'association des ccopropriétaires :
Par qui et comment ?" RCDI 2008, p. 7;



L’assemblée générale, organe souverain de la copropriété.

Loi du 30 juin 1994, modifiée par la loi du 2 juin 2010 :

Il est utile d’attirer l’attention des copropriétaires, que suivant l’article 577-14, §2,
« Le syndic visé à l'article 577-4, § 1er, alinéa 3, 4° du même Code, est tenu de soumettre à l'approbation de l'assemblée générale, dans l'année qui suit l'entrée en vigueur de la présente loi, une version de l'acte de base existant, du règlement de copropriété et du règlement d'ordre intérieur adaptée aux articles 577-3 à 577-14 du même Code. Pour autant que l'assemblée générale n'apporte pas, en même temps ou ultérieurement, de modifications à l'acte de base, le texte adapté du règlement de copropriété ne requiert pas l'établissement d'un acte authentique ».

Les nouvelles dispositions reprises par la loi du 2 juin 2010 donnent la possibilité pour certaines copropriétés de prévoir la création d’associations partielles, ayant la personnalité juridique.
Ces associations partielles dites statutaires, sont organisées conformément aux modalités légales : assemblée générale, syndic et conseil de copropriété.

Le législateur a retenu le critère matériel comme condition :
- soit un groupe d’immeubles; s
- soit un immeuble présentant une séparation physique en éléments clairement distincts.
(exemples : les parcs résidentiels, un groupe de plusieurs immeubles (bloc A, B, C...); un groupe de garages en éléments distincts).

La nouvelle loi donne également la possibilité à l'assemblée générale de créer des associations partielles de fait, dépourvue de la personnalité juridique, celle-ci pouvant uniquement préparer les décisions relatives aux parties communes particulières indiquées dans la décision prise à la majorité des quatre-cinquièmes (article 577-7, §1er, 2°, g)).

L’article 577-4, §1er, al.4, 5° précise que l’assemblée générale doit se tenir durant une période annuelle de quinze jours stipulée dans les statuts de l’immeuble.

Les convocations doivent être adressées par lettre recommandée, mais avec l’accord écrit du copropriétaire, elles peuvent être adressées sous une autre forme (simple courrier, mail, fax).
L’article 577-6, §3, al.2 précise que la convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrit à l’ordre du jour.
Les convocations sont envoyées à la dernière adresse connue du syndic. Chaque membre de l’assemblée générale est tenu d’informer le syndic de ses changements d’adresse.

Suivant l’article 577-6, §5, l’assemblée générale est présidée obligatoirement par un copropriétaire. On a estimé que le syndic ne pouvait plus être juge et partie. Le § 7, précise que chaque copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire membre de l’assemblée générale ou non. La procuration désigne nommément le mandataire. Plus de procuration en blanc.
D’autre part, on ne peut plus être détenteur de plus de trois procurations de vote, sauf si le détenteur n’excède pas 10% du total des voix affectées à l’ensemble des lots de la copropriété. Cette dernière réserve vise les grandes copropriétés.

Le syndic consigne les décisions visées aux §§10 et 11 de l’article 577-6 dans le registre prévu à l’article 577-10, §3, dans les trente jours suivant l’assemblée générale, et transmet celles-ci dans le même délai, aux copropriétaires.
Si le copropriétaire n’a pas reçu le procès-verbal dans le délai fixé, il en informe le syndic par écrit.

Les pouvoirs actuels de l'assemblée générale

On peut lire dans certains statuts : " L'assemblée générale des copropriétaires dispose de tous les pouvoirs de gestion et d'administration de l'association des copropriétaires à l'exception de ceux attribués en vertu de la loi et des présents statuts au syndic".

L'assemblée dispose en conséquence des pouvoirs les plus étendus, en se conformant aux statuts et aux lois en la matière, de décider souverainement des intérêts communs de la copropriété.

D'autre part, on le sait, l'association des copropriétaires ne peut être titulaire de droits réels immobiliers.
Elle dispose d'ailleurs d'un patrimoine très limité (le fonds de roulement et le fonds de réserve,...).
Malgré cette limitation, c'est toutefois l'assemblée générale des copropriétaires, et non les copropriétaires, qui statue sur la modification des quotes-parts et sur les décisions relatives à
« l'acquisition de biens immobiliers destinés à devenir communs».

Mais si ces décisions sont prises au nom de l'association, ces actes s'inscrivent directement dans le patrimoine de chaque copropriétaire en fonction de leur quote-part, et non dans le patrimoine de l'association.
Il est vrai que cette situation peut entraîner une certaine confusion.

En cas de conflits relatifs aux droits réels des copropriétaires, faut-il assigner l'association ou tous les copropriétaires ?

Le législateur était parfaitement conscient que cette situation pouvait créer certains conflits d'intérêts (entre l'association et les copropriétaires). On peut d'ailleurs lire dans les travaux parlementaires les précautions suivantes :
"la personne morale créée n'est que la représentation sur le plan juridique du groupement des copropriétaires. Ceux-ci demeurent les seuls véritables acteurs juridiques puisqu'ils restent propriétaires de leurs quotes-parts dans les parties communes et que c'est dans leur patrimoine propre que s'inscrivent les actes posés par l'association".

On peut d'ailleurs constater que cette association se différencie en effet des sociétés commerciales et des a.s.b.l., en ce qu'elle n'a pas d'objet statutaire réellement spécifique qui permettrait de la distinguer des associés".

Ainsi, lorsqu'on affirme que l'assemblée des copropriétaires dispose des pouvoirs les plus étendus, à l'exception des attributions relevant au syndic, certains actes resteront du ressort des copropriétaires.

Ainsi certaines décisions ne pourront être prises, que sur base de l'unanimité de tous les copropriétaires de l'association, non pas présents à l'assemblée, mais de tous les copropriétaires de l'association présents et représentés à l'AG. Il suffira donc qu'un copropriétaire soit absent à l'AG, pour que la décision devant être prise à l'unanimité ne puisse être votée.

Tout ceci démontre que la puissance votale des copropriétaires reste fortement présente au sein de l'association.

Ajoutons pour compléter ce préambule, "sans préjudice de l'article 577-9, §5, l'exécution des décisions condamnant l'association des copropriétaires peut être poursuivie sur le patrimoine de chaque copropriétaire proportionnellement à sa quote-part dans les parties communes (art. 577-5, §4).
Cette disposition témoigne, s'il fallait encore s'en douter, que c'est les copropriétaires qui sont réellement les acteurs juridiques de l'association des copropriétaires.

Sommaire

- I. L'organisation de l'assemblée générale.
-II. Le déroulement de l'assemblée générale.
-III. Quorum et Vote
-IV. Procès verbal.



I. Les compétences de l'assemblée générale

Depuis la loi du 30 juin 1994,
l’association des copropriétaires a la personnalité juridique,
ce qui lui permet désormais d'agir en justice, tant en qualité de demanderesse qu'en qualité de défenderesse précisent les dispositions de l'artile 577-9.§1er. Le libellé de cette disposition a été repris au droit français.

L’assemblée générale est l'organe souverain de l'association des copropriétaires, et lui revient la tâche de décider souverainement de tout ce qui concerne la gestion des parties communes.
L'assemblée gère et administre de tout ce qui se rapporte à la chose commune,
et cela dans l'intérêt de la copropriété.

Elle n'a donc aucun pouvoir d'ingérence dans la sphère privée des propriétaires (cfr. Cour de cassation), sous réserve que le règlement de copropriété pourra dans une certaine mesure restreindre les droits des copropriétaires :
- le droit de jouissance des propriétaires (clauses d'habitation bourgeoise - Cfr. banques de jurisprudence),
- d'être autorisé d'effectuer des travaux dans leur partie privative lorsque ceux-ci portent atteinte à des éléments communs de l'immeuble, à l'organisation d'un système commun ou à l'esthétisme extérieur (murs porteurs, balcon, jardin, radiateurs,...).
- Radiateurs : les copropriétaires ne peuvent disposer à leur guise du système de conditionnement commun (cfr. banque de jurisprudence).
- Balcons parties privatives ou communes : même si les balcons ont le statut de partie privative, les copropriétaires ne peuvent en disposer à leur gré (respect du style et de l'harmonie de l'immeuble - antennes paraboliques).
L'assemblée générale est compétente pour décider de tout travaux affectant l'esthétisme et le style de l'immeuble.

Jugé que, le propriétaire du rez-de-chaussée en ayant la jouissance privative d'un jardinet (partie commune) devra demander l'autorisation à l'assemblée générale, s'il souhaite effectuer des travaux d'aménagement modifiant sensiblement l'harmonie et le style, en l'occurrence le placement de façades en bois (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 31.12.97).


Qui compose l'assemblée générale ?


L'assemblée est le lieu d'affrontement entre l'intérêt de la collectivité et l'intérêt de chaque copropriétaire.

Les dispositions de l'article 577-6,§1er disposent que chaque propriétaire d'un lot (petit ou grand) fait partie de l'assemblée générale. Elles précisent également qu'en cas de démembrement du droit de propriété portant sur un lot (une indivision entre époux, un démembrement entre usufruitier et nu-propriétaire, droit d'emphytéose et superficiaire), le droit de participation aux délibérations de l'assemblée générale est suspendu jusqu'à ce que les intéressés désignent celui qui exercera le droit aux délibérations.

Jugé que quand l'usufruitier et le nu-propriétaire ne s'accordent pas sur le choix de la personne, qui exercera le droit de vote à l'assemblée générale, le tribunal peut régler cette question. Afin de sortir de l'impasse, l'exercice de 50% des droits de vote doit être attribué à chacun d'entre d'eux.
RCDI, 2006/4, p.22 - Justice de paix de Maasmechelen, Jugt 23 juin 2006.

Une fois ce droit établi, rien n'interdit aux co-titulaires ne participant pas aux délibérations, d'assister aux assemblées générales, mais sans droit de vote.

Généralement, le syndic adresse une convocation à tous les titulaires de droit réel d'un même lot. C'est donc la qualité de titulaire du droit de propriété sur un lot qui rend une personne membre de l'assemblée générale.
Ainsi, le propriétaire d'un petit lot, comme une cave ou un garage, doit être convoqué pour participer aux délibérations de l'assemblée générale.

Chaque copropriétaire dispose d'une puissance votale en fonction du nombre de millièmes attachés à son lot.
En d'autres termes, la régle "un homme = une voix" ne s'applique pas en la matière.
Ainsi, un propriétaire d'un lot auquel est attaché 250/10.000èmes dans les parties communes, vote pour 250 voix sur 10.000.

Concernant les occupants de l'immeuble qui ne participent pas à l'assemblée générale, la loi précise qu'ils sont informés de la date de l'assemblée générale, et cela afin de leur permettre de formuler par écrit des observations. (art.577-8,§4,8°).
Le locataire ne fait donc pas partie de l'assemblée générale, n'étant pas propriétaire, mais est toutefois invité à formuler par l'intermédiaire du conseil de gérance ou du syndic, des observations concernant l'organisation de l'immeuble.
Toutefois, si certains locataires souhaitent assister à l'assemblée générale, ils peuvent toujours en faire la demande auprès du conseil de gérance ou auprès du syndic, mais ne pourront pas pour autant participer aux délibérations.
Généralement, le syndic prévoit un affichage aux valves, permettant d'informer tous les occupants de l'immeuble de la date de l'assemblée.

Il n'est pas interdit à un copropriétaire de pouvoir se faire assister à l'assemblée par un conseil en fonction de la complexité de certaines discussions : un avocat, un architecte, un réviseur d'entreprise ou toute autre personne.
Ainsi, certaines discussions sont tellement techniques, que des propriétaires désireront se faire assister par un conseil afin de les éclairer lors de certaines résolutions.
Toutefois, il est courtois d'en aviser le syndic et les membres du conseil de gérance.

Ainsi, lors d'une modification des statuts, afin de mettre l'un ou l'autre point en adéquation avec la réalité légale, les copropriétaires peuvent demander à un notaire d'assister à l'assemblée générale, afin de mieux les informer sur certaines caractéristiques juridiques.

Il faut toutefois rappeler que l'assemblée générale est une réunion privée.
Ainsi, si l'une ou l'autre personne se voit interdire l'entrée à l'assemblée générale, elle ne peut s'y opposer.
Toutefois, en fonction des circonstances, elle peut se faire autoriser par le Juge de paix, d'assister à l'assemblée en obtenant s'il échet une décision contraignant l'assemblée à accepter sa présence.

Quand doit-elle se réunir ?


Encore une fois, rien n'est prévu dans la loi. Mais sauf circonstances très exceptionnelles, l’assemblée générale doit normalement se réunir une fois par an sur convocation du syndic, généralement à la date prévue dans les statuts, ou à tout moment lorsque le syndic estime qu’une décision importante et grave doit être prise, et que cette décision est susceptible d'engager la copropriété pour l’avenir.

Dans certains cas, l'assemblée générale peut être valablement convoquée à l'initiative d'un ou de plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5ème des quotes-parts dans les parties communes. Dans cette situation, il appartient à ces copropriétaires de convoquer l'assemblée, et peuvent demander au syndic la liste des copropriétaires pour l'envoi des convocations.

Les dispositions de l'article 577-6,§3, alinéa 2 prévoient également que si le double quorum de présence n'est pas atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés (art. 577-6, §3).

D'autre part, si le syndic néglige de convoquer l'assemblée générale, et ce malgré plusieurs rappels, il appartient à tout copropriétaire de saisir le juge de paix, afin de contraindre le syndic à convoquer une assemblée générale (577-9,§3).
Au préalable, le syndic doit avoir été mis en demeure.
Ainsi, la convocation d'une assemblée générale n'est pas du seul ressort du syndic, des copropriétaires possédant 1/5ème des parts, ou même le juge suivant certains circonstances.



Convocation de l'assemblée générale


Suivant les professionnels, les convocations sont adressées par celui qui convoque, le syndic ou l'ensemble des copropriétaires possèdant 20% des quotes-parts.
Ainsi, les copropriétaires qui formulent une telle demande doivent prendre l'initiative de convoquer l'assemblée, en établissant un projet de résolutions sur le ou les point(s) qu'ils souhaitent présenter à l'assemblée générale.

Les convocations sont adressées suivant les délais et formes prévues dans le règlement de copropriété ou le règlement d'ordre d'intérieur.

En cas d'omission, il est recommandé à l'assemblée générale de fixer les modalités dans un règlement d'ordre intérieur établi éventuellement sous seing privé (plus facile à modifier).

Un délai de 15 jours est souvent avancé par les praticiens, ce qui permet raisonnablement aux copropriétaires d'analyser l'ordre du jour, le cas échéant leur permettre de prendre leurs dispositions pour assister à l'assemblée, ou de s'y faire représenter au moyen d'une procuration.

Généralement, conjointement à l'envoi de l'ordre du jour, une procuration est souvent prévue par le syndic, intégrant ainsi l'ensemble des dispositions mises à l'ordre du jour qui devront faire l'objet d'un vote, ce qui facilite la portée du mandat (ou contrat de messagerie).

En cas de lots démembrés, selon les usages, les convocations sont adressées à tous les co-titulaires : époux, usufruit, droit d'emphytéose ou de superficie afin de leur permettre d'assister à l'assemblée, même si certains parmi eux ne pourront participer aux délibérations.

Les convocations sont adressées à l'adresse qui a été communiquée par les copropriétaires au syndic.
Si les convocations sont adressées par les copropriétaires représentant 20% des quotes-parts, le syndic est tenu de délivrer l'adresse de tous les copropriétaires qu'il convient de convoquer.

Le syndic doit annexer à la convocation tous les justificatifs permettant aux copropriétaires de pouvoir prendre position de manière éclairée aux votes.

Il est essentiel de faire accompagner en annexe de la résolution, les documents justificatifs nécessaires, permettant aux copropriétaires d'être suffisamment éclairé pour voter, à défaut les copropriétaires seraient en droit de demander l'ajournement de l'assemblée générale, à défaut d'information suffisante.

En France, les dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars 1967, permettent au Président du conseil syndical (conseil de gérance) de convoquer valablement l'assemblée générale après qu'une mise en demeure adressée au syndic soit restée infructueuse pendant plus de huit jours.
Ce droit ne leur est pas reconnu en Belgique.

Les frais relatifs aux convocations, qu'elles soient diligentées par le syndic ou à la demande de copropriétaires possèdant 20% des quots-parts sont des charges communes générales de la copropriété.
Par contre, le copropriétaire qui souhaite convoquer une assemblée générale, assumera seule les frais des convocations.




Quelles sont les formes pour adresser les convocations ?

On a constaté que dans la plupart des gérances, l'envoi d'un simple courrier semble suffisant pour adresser la convocation. Concernant la convocation à une assemblée extraordinaire, le recommandé s'impose.


En France, la convocation s'opère obligatoirement par lettre recommandée avec accusé de réception ou remises contre récépissé.
Au Luxembourg, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire une convocation par lettre recommandée au moins 15 jours avant la date retenue pour la réunion.

L'envoi par simple courrier peut sembler insuffisant, même si la date est connue dans les statuts et qu'elle est diffusée par affichage dans le hall. Tous les copropriétaires n'habitent pas nécessairement l'immeuble, et certains résident même à l'étranger.




II. Déroulement de l'assemblée générale.



Quel est le déroulement de l'assemblée ?

L’ouverture de l’assemblée est précédée de l’émargement de la feuille de présence,
c'est-à-dire l’apposition des signatures pour attester de la présence des copropriétaires.

Avant de commencer l'assemblée, tous les participants s'inscrivent sur la liste de présence reprenant l'identité des parties autorisées à participer aux délibérations.
Généralement, ces vérifications se réalisent par celui qui convoque, le syndic ou les copropriétaires représentant les 20% des quotes-parts.
Il sera ensuite procédé à la vérification des procurations.

Après ce premier examen, Il est vérifié si le double quorum de présence est respecté (plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés et la moitié au moins des quotes-parts).
Pour calculer le nombre des présents et représentés, il est d'usage de tenir compte du nombre de lots et non pas de personnes.
Ainsi un copropriétaire possèdant trois lots, sera comptabilisé comme représentant trois personnes pour le calcul du double quorum (Certains émettent des réserves concernant cette comptabilité).
Ainsi, seront pris en considération, tous les lots (garages, caves, emplacements,...), pour le calcul du quorum.
Une fois le double quorum établi, le syndic constate que l’assemblée est valablement constituée.

A défaut, le syndic devra reconvoquer une nouvelle assemblée qui sera alors valablement constituée quel que soit le quorum existant.

L’assemblée valablement constituée procédera à la nomination des membres du bureau.
Le bureau est l'ensemble des personnes chargées par une assemblée pour faciliter les fonctions de délibération et de vote. Son rôle consiste essentiellement à veiller à la bonne tenue des délibérations.
Les statuts peuvent organiser la composition et la mission du bureau.
A défaut, la composition est fixée arbitrairement avec l’accord de l’assemblée.

Généralement le Président du conseil de gérance est désigné comme Président du Bureau, parfois on désigne le plus ancien, ou celui qui possède le plus grand nombre de millièmes dans les parties communes.
Quoiqu'il en soit, il faut savoir que l'autorité d'un Président est nécessaire, pour diriger les débats, orienter les discussions et assurer la police de l’assemblée. Dans certaine copropriété, aucun bureau n'est désigné à l'assemblée générale, et c'est le syndic qui assume la présidence de l'assemblée.

Sauf si les statuts en font une formalité indispensable, l'absence de bureau n'invalide aucunement le déroulement de l'assemblée générale.

Le Président procéde à la nomination de deux scrutateurs, dont le rôle est de vérifier la feuille de présence et le décompte des votes.
Le bureau est assisté d’un secrétaire. C’est généralement le syndic qui assume cette fonction.
Dès que la feuille de séance est complétée par les personnes constituant le bureau, le président ouvre l’assemblée générale et il est vérifié la conformité des procurations
On peut lire dans certains statuts : "Le règlement de copropriété peut imposer que les procurations soient conférées par écrit et mentionnent la date de l'assemblée générale pour laquelle elles sont données.
Le règlement de copropriété peut également prévoir le droit, pour un époux, quel que soit son régime matrimonial, de représenter son conjoint sans mandat spécial.
"Par contre, le règlement de copropriété ne peut contenir aucune clause visant à limiter la qualité d'un mandataire, par exemple en prévoyant que le mandataire doit nécessairement être un autre propriétaire.
"De même, il ne peut contenir une clause visant à limiter le nombre de procurations dont un mandataire peut être porteur.
"Le droit de représentation est absolu et impératif. La seule limitation prévue par la loi est celle figurant à l'article 577-6 § 5, alinéa 2 du Code civil, suivant lequel nul ne peut prendre part au vote, même comme mandataire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés".

Une fois la validité des procurations confirmée, le Président appelle à l’examen tous les points qui sont repris à l’ordre du jour.

Généralement, on commence par les points qui devront faire l’objet d'un délibéré.
Ensuite, on termine l'assemblée par les autres points en fonction de leur ordre d'inscription.

C’est donc au Président avec l’assistance des scrutateurs, qu'il revient de donner les résultats de chaque vote, et de décider pour chaque résolution si elle est adoptée ou non, et cela par rapport aux règles des majorités applicables. Le syndic assure si nécessaire une fonction de conseil.




L'ordre du jour


Quels sont les points que l'assemblée devra examiner ?

L'assemblée générale ne peut délibérer valablement que sur les points prévus à l'ordre du jour.
L'ordre du jour doit être précis et détaillé.
Il n'est donc pas recevable de discuter de points non prévus à l'ordre du jour, et si l'assemblée estime ne pas avoir été suffisamment informé sur la teneur des points inscrits à l'ordre du jour. A défaut d'avoir été suffisamment informé, l'assemblée générale peut décider de son ajournement, et une nouvelle assemblée devra dès lors être convoquée, par les soins du syndic qui prendra alors toutes les mesures utiles pour communiquer les explications et les justificatifs manquants.

La préparation d'une assemblée générale est extrêmement importante.

Il appartient au syndic de la préparer avec l'assistance du conseil de gérance. Il est important que quelques semaines avant la date de l'assemblée générale, le syndic adresse aux copropriétaires un courrier les invitant à faire part des points qu'ils désirent discuter.
Une telle information devrait également être adressée à l'attention des occupants, moyennant une annonce au valve ou à l'intérieur de l'ascenseur.

Points inscrits à l'ordre du jour

Il est d'usage de commencer le
- premier point de l'ordre du jour par la constitution du bureau de séance, suivant les usages établis ou suivant les statuts.
Le sécrétariat du bureau de séance est souvent exercé par le syndic.

- Le deuxième point sera d'examiner si l'assemblée est valablement constituée, et donc de vérifier la signature des présences et la validation des mandats.
Si les deux quorums de présence sont réunis, le président de séance ordonne l'ouverture de l'assemblée générale des copropriétaires.

- Le troisième point. Il est d'usage de commencer l'assemblée générale ordinaire de l'année par un constat d'approbation du procès verbal de l'assemblée générale précédante.
Cette approbation n'a aucune valeur juridique, les décisions ont déjà été votées et il ne peut plus être question de les remettre en délibération.
Mais cela permet à l'assemblée de se rappeler le cheminement de certains points, éventuellement de pouvoir corriger certaines erreures matérielles ou omissions qui n'ont pas été perçues par le syndic.
Ce poste permet également aux copropriétaires de mieux suivre l'évolution de certaines décisions qui été prises prises, et de prendre connaissance de l'existence de certains recours et de leur suite.

- Un autre point, est l'élection à la majorité absolue des nouveaux membres du conseil de gérance.

- Le point le plus important est bien entendu la présentation des comptes et la présentation des différents rapports.

Tous ces documents auront été communiqués aux différents membres quelques jours avant l'assemblée.
Il arrive également de présenter dans un autre point, le rapport de conseil de gérance, faisant état de propositions de travaux, de changements affectant les parties communes, etc...

- Un point doit prévoir la décharge au syndic, et séparément la décharge aux membres du conseil de gérance et du vérificateur aux comptes.




Les quorums indispensables


Comment formaliser les votes ?

Les usages des copropriétés peuvent se manifester de différentes façons, tantôt le vote se réalisera à l'applaudimètre, par un vote nominal à main levée, par un vote global à main levée ou par un vote secret ou chacun glisse confidentiellement sa position à l'intérieur d'une urne. Ces différents procédés sont à bannir.
Malheureusement, les juristes sont souvent mal écoutés, et il leur est souvent répondu que le bon usage vaut mieux que toutes les lois.

Les votes doivent se matérialiser sur un support durable (papier ou document électronique) et ne peuvent être secret, on doit savoir qui vote quoi !
Toutefois, certains juges sont moins formalistes, et affirment que la loi n'a rien prévu, et donc chacun peut voté comme il souhaite. Mais, que celui qui désire s'opposer à une résolution, demande au syndic qu'il mentionne expressément son nom dans le procès-verbal.

Il faut rappeler que lorsqu'un copropriétaire souhaite contester une décision, son action ne sera recevable devant le Juge de paix, que s'il s'est manifesté à l'encontre de cette décision par un vote négatif.
A défaut d'apporter cette preuve au moyen du procès verbal de séance, sa demande sera déclarée non fondée.

La séance de l'assemblée générale se clôture lorsque tous les points inscrits à l'ordre du jour ont été épuisés. Toutefois, dans des situations exceptionnelles, un ajournement sera parfois néccessaire, si matériellement il n'a pas été possible de clôturer l'ordre du jour. L'assemblée peut donc surseoir à l'examen des points non votés, qui devront être débattus lors de la convocation d'une nouvelle assemblée.

Pourquoi consigner les procès verbaux dans un registre ?


Depuis la loi du 30 juin 1994, le syndic est impérativement chargé de consigner les décisions de l'assemblée générale dans le registre visé à l'article 577-10,§3.
Suivant le législateur, cette consignation est une publicité légalement indispensable pour rendre opposable les décisions à tous les occupants de l'immeuble.

Si la publication du règlement de copropriété résulte de la transcription des statuts à la conservation des hyppothèques, la publicité des décisions résulte de leur consignation dans un registre, ce qui permet à toutes personnes intéressées d'en prendre connaissance.

Compte tenu de l'importance de ces décisions pour le futur, ce registe peut être constitué d'un classeur, dans l'attente d'une reliure permettant d'éviter tout égarement de pièces.

Avec l'évolution des nouvelles technologies, ces procès verbaux pourront être archivés sur un support durable prévu à cet effet, plus facile d'accès et permettant d'émettre des copies à moindre frais (Voir "Copropriété - Archivage").

Cette nouvelle discipline très usitée actuellement, permettra plus facilement aux copropriétaires d'avoir accès aux documents de la copropriété.
Il suffira de naviguer sur la plateforme du syndic, et de télécharger tous les documents souhaités.




La loi ne précise pas la forme de ce que doit contenir le procès verbal.
Le procès verbal consiste en la retranscription matérielle des décisions valablement et définitivement prises, sur un support durable (écrit papier ou écrit électronique).

Le syndic doit procéder à la communication des décisions à tous les copropriétaires, et aux occupants de l'immeuble conformément aux dispositions de l'article 577-10,§4, al.2.
Il est toutefois souhaitable de notifier le procès verbal aux copropriétaires qui n'ont pas été présents à l'assemblée, surtout ceux qui n'ont pas été représentés.
(Notification = recommandée)

Les quorums indispensables


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Les dispositions de l'article 577-6,§6 énoncent : "Les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité absolue (50% plus une voix) des voix des copropriétaires présents ou représentés, sauf si la loi ou les statuts exigent une majorité qualifiée ou l'unanimité"

Les dispositions de l'article 577-7,§1er fixent différentes majorités en fonction de l'importance des actes.
Lors de l'élaboration de la nouvelle loi sur la copropriété, il a fallu trouver un juste milieu, en vue de permettre à l'assemblée de prendre des décisions dans l'intérêt de la copropriété.
D'un coté, on était conscient que l'unanimité était source d'inertie, il suffisait d'un seul propriétaire récalcitrant pour bloquer toute l'administration de l'immeuble.
D'autre part, il était opportun d'encourager le dynamisme commun à l'encontre du véto arbitraire des plus conservateurs. Il était cependant tout aussi indispensable de protéger les copropriétaires minoritaires contre les initiatives fantaisistes de certains.
L'idée du législateur était dès lors, d'assortir le pouvoir votal de l'assemblée par différentes majorités, en fonction de l'importance des décisions à prendre pour l'avenir de l'association.
C'est ainsi que le législateur a prévu différentes majorités : majorité absolue, majorité des trois quarts, majorité des quatre cinquième et l'unanimité.

D'autre part, afin de sauvegarder les intérêts des minoritaires, le législateur a prévu une limitation du pouvoir votal.

Les dispositions du paragrpaphe 5 précisent : "Nul ne peut intervenir comme mandataire d'un copropriétaire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés.

Cette disposition précise qu'une personne possèdant un certain nombre de mandats, risque de ne pas pouvoir les utiliser tous, si elle détient le jour de l'assemblée plus de voix que la somme des voix des autres propriétaires.

Evolution du quorum en cours d'assemblée si plusieurs copropriétaires doivent quitter la sécance.

La loi ne répond pas à cette question et généralement les statuts sont muets.
Il est d'usage de figer le double quorum lors de l'émargement de la feuille de présence, ainsi si en cours de séance plusieurs copropriétaires quittent la séance contrariant ainsi le double quorum, c'est la liste des présences qui fera foi et les décisions pourront être prises valablement dans le respect du calcul des majorités prévues dans la loi et les statuts.

Pour terminer ce paragraphe sur les mandats, rappelons que les clauses statutaires obligeant de choisir comme mandataire un copropriétaire, empêchant ainsi le mandant de choisir une personne comme un comptable, un avocat ou autre, sont des clauses réputées non écrites suivant les dispositions de l'article 577-4,§3.





Le procès-verbal


Le procès-verbal doit être la transcription des décisions de l’assemblée générale et des conditions dans lesquelles elles ont été prises.

Le procès-verbal est le document écrit dans lequel se trouvent consignées les décisions prises par l'assemblée générale.
Il est généralement conseillé d'indiquer dans le procès verbal les incidents de la séance, soit d'initiative ou soit à la demande d'un copropriétaire, le syndic décrit le déroulement qui a abouti à la décision.

Ainsi, il est souvent utile d'indiquer, la personne qui a quitté la séance en signe de protestation, certaines considérations émises par certains, les raisons pour lesquelles un point n'a pu être abordé, certaines disputes entre copropriétaires, l'arrivée en retard d'un coprorpriétaire, les motifs de l'sjournement de l'assemblée.
Tous ces commentaires et détails seront parfois très utiles pour mieux comprendre le cheminement de la décision, surtout lorsque le juge de paix sera saisi d'un recours à l'encontre d'une décision.

Ce procès verbal doit comporter, l'indication du lieux où l'assemblée s'est réunie et de l'heure à laquelle la séance s'est ouverte, l'indication de l'identité des personnes présentes et indication du quorum de présence atteint, la composition du bureau, l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, l'indication des décisions prises et des réserves, l'indication du quorum atteint, l'indication des incidents de la séance, les annexes...
Le secrétaire de séance (le syndic très souvent) devra rédiger avec beaucoup de rigeur le procès-verbal, afin qu'il reflète avec exactitude la teneur des délibération.

Ces annexes sont composées de tous les documents qui ont servi aux décisions de l'assemblée générale. Il est indispensable de les paginer et de les faire parapher par le bureau afin d'en garantir leur intangibilité.
En effet certains documents peuvent avoir une portée inexacte avec la réalité, et trompé légitimement certains copropriétaires dans leur délibération (décision frauduleuse).

Le procès-verbal doit préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires qui se sont abstenus et leur nombre de voix.
Seuls les copropriétaires qui ont voté contre une décision, seront recevables à la constester devant le Juge de paix.

En fin de séance, le procès verbal doit être signé par le président, les scrutateurs et le secrétaire (le syndic).

Il arrive souvent dans de petites assemblées de faire signer toutes les personnes qui ont participé à la réunion.
Ce procès verbal signé reprend les résolutions qui ont été admises ou refusées et le résultat de chaque vote.
Si les débats le permettent, il est également indiqué d’expliquer le cheminement de la délibération, toujours utile si une erreur matérielle s’est glissée dans la retranscription des décisions.
C'est également très utile lorsqu'une décision est contestée devant le Juge de paix, cela permet de connaître l'état d'esprit de l'assemblée lors du vote d'une résolution.
Sinon, la pratique de complèter les décisions prises par un compte rendu rédigé après l'assemblée générale n'est pas contestée.
Généralement, ce compte rendu n'est pas repris dans la consignation des décisions au registre de l'association.